Guide Utilisateur Scan2Box¶
1. Introduction¶
Scan2Box est une application de numérisation compatible avec la famille de produit Xerox Versalink, Altalink et Workcentre 72xx/78xx. Les documents numérisés sont automatiquement stockés sur la Box2Cloud par le biais d'une fonction de numérisation rapide ou via un plan de classement. Chaque document est également intégralement indexé dans une base de données afin de faciliter la recherche.
important
Avant de poursuivre, veuillez vous assurer que l'application Scan2Box est présente sur votre MFD Xerox. Dans le cas contraire, veuillez contacter votre administrateur ou notre service technique.
2. Types de Numérisations¶
2.1 Numérisation rapide¶
2.1.1 Numérisation sans authentification¶
La numérisation sans authentification permet d'exécuter rapidement une tâche de numérisation vers la Box2Cloud. Il s'agit d'un mode simplifié.
Le document une fois scanné sera automatiquement envoyé dans un répertoire public nommé "scans" sur la Box2Cloud. Ce répertoire est accessible en lecture et en écriture à l'ensemble des utilisateurs de la Box2Cloud.
Ecran d'Accueil
2.1.2 Numérisation avec authentification¶
Pour vous authentifier, vous devez passer au préalable par "se connecter", la liste des utilisateurs disponibles s'afficheront automatiquement. Choisissez votre compte utilisateur et saisissez votre mot de passe.
Après authentification, vous aurez accès à "Scan privé". Chaque utilisateur dispose d'un répertoire "scans" dans son répertoire personnel. Cela permet de numériser rapidement un document à destination d'un espace privé et propre à chaque utilisateur.
En fonction de vos droits sur les répertoires de la Box2Cloud, vous pourriez voir également apparaître un plan de classement. Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez poursuivre la lecture de ce document au point 3.
Authentification
2.2 Numérisation via un plan de classement¶
Le plan de classement est une fonctionnalité de numérisation avancée. Celui-ci permet de signaliser automatiquement la numérisation de vos documents à destination d'un répertoire spécifique de la Box2Cloud. La création du plan de classement s'effectue à partir de la section Paramètres (disponible uniquement au compte administrateur de la Box2Cloud).
Le workflow associé à chaque plan de classement permet d'automatiser les tâches suivantes :
- le document numérisé est classé directement au bon endroit.
- le document numérisé est renommé en fonction de la stratégie définie pour celui-ci.
- par défaut, les documents scannés sont automatiquement indexés dans le moteur de recherche. Pour accéder au moteur de recherche, veuillez consulter la documentation de CrossFile.
Plan de Classement
Important
Veuillez vous rapprocher de votre administrateur si vous ne voyez pas apparaître un élément de votre plan de classement lorsque vous êtes authentifié. Celui-ci pourra vérifier vos droits d'accès.
3. Options de Numérisation¶
Un écran d'options apparaîtra avant de procéder à la numérisation de votre document.
Options
| Nom | Description |
|---|---|
| Nom de fichier | Permet de modifier le nom de votre document. |
| OCR | Activer/Désactiver la reconnaissance de charactères (nécessaire pour le moteur de recherche). |
| Qualité | Qualité souhaitée (peut impacter le traitement OCR) |
| Recto/Verso | Recto - Recto/Verso |
| Couleur | Type de rendu : couleur - nuances de gris - noir et blanc |
| Résolution (DPI) | Finesse de numérisation (Le temps de numérisation peut être fortement influencé) |
4. Paramètres¶
Vous avez la possibilité de modifier les paramétres par défaut de l'application Scan2Box. Vous avez la possibilité de conserver vos paramétres ou de réinitialiser les paramètres par défaut de l'application.
Paramètres
