Guide Utilisateur CrossFile

1. Introduction

Crossfile est une solution sécurisée d'accès distant à vos fichiers stockés sur la Box2Cloud.

Une nouvelle option commerciale est disponible depuis le 02/12/2019. Un système de GED a été intégré à CrossFile de manière à organiser encore plus facilement vos documents. (voir la section GED )

Crossfile est accessible depuis l'interface https://my.resosafe.com mais également sur mobiles Android et IOS.

Les Fonctionnalités

• Récupérer un fichier ou un dossier complet au format zip
• Créer un dossier
• Renommer un dossier ou fichier
• Supprimer un fichier ou un dossier
• Drag and Drop de fichiers dans l'interface web
• Téléverser des fichiers
• Partager des fichiers ou dossiers sur une période de 24h, 7 jours ou 30 jours maximum
• Historique des partages en cours + possibilité de révoquer les accés
• Notifications mail lorsqu'un tiers récupère un élément sur votre Box2Cloud
• Recherche avancée de document et de contenu
• Historique de recherche
• Corbeille sécurisée et accessible uniquement aux utilisateurs autorisés
• Catégorisation de document et classification (avec l'option "GED")

2. Aperçu de l'interface

Ecran d'accueil CrossFile

2.1 Barre d'actions

Icône	Action
	retour vers le dossier parent
	rafraîchir le contenu
	créer un dossier
	envoyer un fichier
	racine de la Box2cloud

2.2 Actions rapides

Icône	Action
	partage temporaire
	récupérer un fichier ou un dossier
	renommer un dossier ou un fichier
	supprimer un fichier ou un dossier

2.3 Déposer un élément

Vous avez la possibilité depuis l'interface web de déposer vos fichiers. L'envoi peut être effectué via le bouton ou directement avec un drag and drop.

Le fichier sera automatiquement envoyé sur votre Box2Cloud dans le dossier choisi.

Notification d'envoi de fichier

3. Partage temporaire

Un partage temporaire permet d'envoyer vos données de manière sécurisée à un tiers et cela sur une période de temps définie (1 jour, 7 jours, 30 jours).

Pour activer le partage temporaire, vous devez cliquer sur l'icône . Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires, définir la durée du partage, éditer le message de partage par défaut, activer/désactiver les notifications.

Partage temporaire

4. Partage permanent

Par défaut les utilisateurs disposants d'un compte https://my.resosafe.fr et de la fonctionnalité crossfile, peuvent y accéder sans limites de temps. Les accès sont identiques aux droits définis sur les partages (voir la documentation Box2Cloud).

5. Fichiers supprimés

5.1 Barre d'actions

Icône	Action
	retour vers le dossier parent
	rafraîchir le contenu
	récupérer un fichier ou un dossier
	supprimer définitivement un fichier ou un dossier

5.2 Utilisation de la Corbeille

Les fichiers et/ou dossiers supprimés depuis CrossFile et/ou un partage réseau de la Box2Cloud sont automatiquement placés dans une corbeille.

Section fichiers supprimés

Lorsque des éléments ont été supprimés par un utilisateur, vous retrouverez un répertoire avec le nom de l'utilisateur et le chemin complet où était situé le/les fichier(s)/dossier(s) supprimés. Cela permet d'identifier facilement l'utilisateur ayant placé des éléments dans la corbeille.

Attention

Les opérations de suppressions sont définitives depuis cette interface.

Section fichiers supprimés

Attention

Par défaut, l'accès à la corbeille est refusé pour tous les utilisateurs. Seul un compte administrateur peut configurer les droits d'accès à la corbeille pour d'autres utilisateurs. La configuration doit être effectuée depuis l'interface Paramètres de la Box2Cloud.

6. Partagés avec d'autres

Section partagés avec d'autres

Vous trouverez dans cette section l'ensemble des fichiers/dossiers en cours de partage.

Les informations contenues sont :

• l'emplacement de l'élément partagé
• le destinataire
• la durée du partage

Section partagés avec d'autres

Vous avez la possibilité de révoquer facilement l'accès à un partage en cliquant sur l'icône .

7. Moteur de Recherche

Section moteur de recherche

Le moteur de recherche intégré à la Box2Cloud permet de retrouver rapidement vos fichiers sur base de leurs noms ou de leurs contenus. Un systéme d'indexation analyse en temps réél chaque élément déposé au sein de la Box2Cloud.

Les résultats affichés sont triés par pertinence. Les éléments se rapprochant le plus de votre requête seront automatiquement positionnés en première page.

Vous avez la possibilité de :

• Rechercher un fichier sur le nom uniquement
• Rechercher un fichier contenant certains termes
• Rechercher un fichier sur son extension
• Récupérer le fichier
• Visualiser directement vos fichiers PDF et Images
• Partager rapidement l'élément retrouvé
• Trier les résultats en fonction de la pertinence, l'emplacement, le nom, la taille de fichier, la date de modification
• Accéder directement au dossier contenant votre fichier.

7.1 Recherche globale

Par défaut, la recherche se base sur le contenu ainsi que les noms de fichiers. L'opérateur de recherche utilisé par défaut pour les termes est un "OU" : un seul terme peut suffire pour satisfaire la requête.

7.1.1 Exemples

Exemple 1

Dans l'exemple ci-dessous, nous souhaitons afficher tous les fichiers contenant ".pdf" que ce soit au sein du document ou le nom de fichier. Les résultats affichés contiennent énormément d'occurences (28005 fichiers). Il est possible d'affiner votre recherche en utilisant la "recherche avancée".

Exemple 2

Dans cet autre exemple, nous recherchons deux termes "box2cloud" et "pdf". Nous obtenons en résultat les fichiers "pouvant" contenir l'un de ces mots ou les deux. Le premier fichier affiché dans les résultats est le plus pertinent car les deux critères ont été retrouvés, les autres fichiers correspondent uniquement à un seul critère "pdf".

7.2 Recherche avancée

Il est possible d'affiner vos recherches en précisant si vous souhaitez utiliser exclusivement tous les termes et/ou rechercher uniquement sur base du nom de fichier.

7.2.1 Exemples

Exemple 1

Ce premier exemple affiche en résultat un fichier dont les termes "box2cloud" et "pdf" sont présents au sein du document. Un document powerpoint correspond aux critères de recherche.

Exemple 2

Ce deuxième exemple affiche en résultat plusieurs fichiers dont les termes "edf" et "pdf" sont présents au sein du document ainsi que pour le nom du fichier.

Exemple 3

Dans ce troisième exemple, nous avons demandé d'afficher les résultats en recherchant tous les termes uniquement sur le nom du fichier et non le contenu. Il n'y a aucun résultats pour les termes "box2cloud" et "pdf" car le jeu de données ne comporte pas de fichiers respectant ces critères.

Un historique est également généré au fur et à mesure de vos recherches. Celui-ci est conservé uniquement au sein de votre navigateur. Si vous souhaitez vider l'historique, il vous suffit de cliquer sur le bouton ou de supprimer le cache et l'historique de votre navigateur.

Historique

Note

Cette fonctionnalité peut être couplée avec l'application Scan2Box.

8. Viewer

8.1 Actions disponibles

Icône	Action
	afficher les vignettes
	afficher la table des matières
	rechercher au sein du document
	partage temporaire
	activer le mode plein écran
	imprimer le document
	télécharger le document
	options supplémentaires
	navigation + zoom

8.2 Viewer PDF

Un lecteur PDF est disponible depuis l'interface web CrossFile. Il permet de visualiser rapidement vos documents PDF.

Exemple

Note

Des fonctionnalités étendues sont disponibles si vous avez souscrit à l'option "GED". (voir la section GED )

8.3 Viewer Images

Une Visionneuse d'images est également disponible. Vous pouvez rapidement naviguer d'une image à l'autre en utilisant les sélecteurs situés en haut à droite.

Exemple

9. GED

9.1 Description

La fonctionnalité "GED" (pour gestion électronique des documents) est une option commerciale et complémentaire à CrossFile. Cette solution couplée à une offre multifonctions de Xerox et l'application Scan2Box permet de simplifier vos processus de traitement de document grâce à la reconnaissance automatique de charactère embarquée (OCR).

Les Fonctionnalités

• Indexation manuelle simplifiée (la sélection d'un élément suffit à remplir un champ d'index)
• Classification par type de document (+ de 170 modèles de documents)
• Etat sur le statut des documents (non indexé, partiellement indexé, exclus de l'indexation)
• Etat sur le traitement des documents par l'utilisation d'étiquette (tag)
• Recherche multicritères en fonction du type de document
• Possibilité d'exclure un document du système de classification
• Création de favoris pour garder en évidence les classeurs importants
• Tri sur les résultats de recherche (sur le nom, la taille, la date de modification)
• Outil pour séparer ou extraire des pages au sein d'un document
• Outil pour fusionner deux documents

9.2 Consulter les classeurs

Les classeurs offrent la possibilité d'organiser vos documents en fonction du type et surtout d'ajouter des éléments d'index permettant d'affiner la recherche sur base de un ou plusieurs critères.

Il y a 6 grandes familles de classeurs :

• Pièces comptables (livre et registre comptable, pièce justificative, etc..)
• Documents civils et commerciaux (police d'assurance, document bancaire, document de transport, contrat, etc... )
• Documents fiscaux (impôt sur le revenu et sur les sociétés, impôts directs locaux, taxes, etc...)
• Documents sociaux (status d'une société, compte annuel, etc...)
• Gestion du personnel (bulletin de paie, registre du personnel, contrat de travail, primes, régimes de retraite, etc...)
• Autres (autres documents non relatifs aux classeurs précédents)

Classeur

9.2.1 Rechercher un classeur

En plus d'avoir la possibilité de naviguer dans vos différents classeurs, la recherche de classeur est facilitée par la barre de recherche intégrée dans le volet de consultation.

9.2.2 Affiner la recherche au sein du classeur (Recherche multicritère)

9.2.2.1 Filtrer sur base des indexes

Lorsque vous affichez le contenu d'un classeur et que vous souhaitez affiner vos résultats, vous pouvez utiliser la fonction "Filtres" en cliquant sur le bouton . Un menu se dépliera afin de vous proposer les champs d'indexes associés au classeur. Dans l'exemple ci-dessous un filtre a été appliqué sur le champ d'index "Numéro de facture", nous otenons un résultat correspondant à notre recherche. Il est possibile de combiner plusieurs motifs de recherche (par exemple : rechercher sur base d'un numéro client et une période)

Filtrer sur base des champs d'indexes

9.2.2.2 Filtrer sur base des étiquettes

Les étiquettes sont des informations liées au traitement du document. Vous pouvez également affiner le résultat de votre recherche en précisant les étiquettes (tags) souhaitées à partir du sélecteur

Résultat de la recherche sans filtres

Résultat de la recherche avec filtres

Une étiquette "A payer" a été positionnée, nous obtenons en résultat les factures impayées auprès de nos fournisseurs.

9.2.3 Ajouter un Favoris

La fonctionnalité "Favoris" a également été ajoutée, vous pouvez à tout moment définir un classeur comme favoris si vous souhaitez y accéder rapidement. Pour cela, placez vous dans le classeur concerné et cliquez sur l'icône :

Favoris

9.3 Indexer un document

Lorsqu'un document au format pdf est ajouté sur la Box2Cloud, que ce soit via l'application CrossFile, partage réseau ou l'application Scan2Box, le moteur d'indexation classifie automatiquement celui-ci comme document "Non indexé".

Un document est associé à un classeur uniquement si les champs d'indexes marqués d'un astérisque ont été saisis. Dans le cas contraire les règles suivantes s'appliqueront :

• Le document reste dans la bannette "Non indexé" si aucun champ d'index n'a été complété
• Le document sera positionné dans la bannette "Partiellement indexé" si il manque un champ d'index obligatoire.

Viewer PDF

Voici la vue par défaut pour le viewer PDF avec les options "GED" activées.

9.3.1 Classification par type de document

Type de document

Pour ajouter un document dans un classeur vous devez au préalable utiliser le sélecteur de document présent dans le viewer PDF. Soit en naviguant au travers des sections ou en saisissant un motif de recherche (exemple : facture).

Choix du type de document

Pour ce document nous avons choisis la catégorie "Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration" et les 4 champs d'indexes ont été saisis.

Il est possibile de remplir les champs d'indexes via une sélection au sein du document afin d'éviter de saisir manuellement l'information. Lorsque la sélection est réalisée au sein du document l'icône suivante apparaît à côté du champ d'index, il vous suffit de cliquer sur celle-ci afin de compléter automatiquement le champ.

Sélection automatique

9.3.2 Utilisation d'étiquette (tags)

Les "étiquettes" ou "tags" sont des informations supplémentaires qui peuvent être apportées au document. Ces informations concernent l'état du traitement sur le document. Vous pouvez par exemple définir les étiquettes suivantes :

• A traiter
• Pris en charge
• En attente d'information
• En attente de validation
• Clôturé (validé)
• Clôturé (refusé)
• A payer
• Paiement effectué
• Paiement refusé
• Contrat en cours
• Contrat terminé

Vous pouvez également rajouter vos propres étiquettes de manière à répondre à vos processus internes.

Les étiquettes peuvent être positionnée directement depuis le Viewer PDF en utilisant le cadre prévu à cet effet 'Insérez une étiquette ici' :

Insérer une étiquette

9.4 Outils

Une boîte à outils est disponible au sein du viewer PDF afin de pouvoir manipuler le document. Vous pouvez accéder au menu en cliquant sur l'icône , un volet supplémentaire s'ouvrira sur la droite.

Outils

9.4.1 Séparer les pages

L'outil de séparation permet de séparer les pages par interval ou par position. Il est possible de modier la destination du fichier de sortie une fois modifié.

Séparer ou extraire un document

9.4.2 Fusionner un document

L'outil de fusion de document permet de positionner au début ou à la fin de celui-ci des pages supplémentaires. (Exemple : ajout des conditions générales sur une facture).

Fusionner un document